Privacyverklaring Mediation Groep Twente

Informatie over de manier waarop wij met uw / jouw privacygevoelige gegevens omgaan:

Wij, de verwerkingsverantwoordelijken zijn:
Medewerkers van Mediation Groep Twente
Langelermaatweg 119,
7553 JG Hengelo
Tel. 074 7505285
en eventueel de bij de mediation betrokken co-mediator en/of stagiaires.

Welke informatie gebruiken we?

Mediation

Als mediator hebben wij gegevens nodig om met en voor jou te kunnen werken. Voor jou werken kan zijn: Het opstellen van een aanvraag voor een toevoeging, een mediationovereenkomst en een vaststellingsovereenkomst, maar ook het sturen van een factuur. In het geval van het verbreken van een relatie of echtscheiding een (echt)scheidingsconvenant en eventueel een ouderschapsplan, een draagkrachtberekening voor partner- of kinderalimentatie en het opstellen van een verdeling van het huwelijksvermogen. In het geval van een werk-gerelateerde zaak de van toepassing zijnde informatie. Voor al die activiteiten hebben wij gegevens nodig die we aan jou vragen, en/of die we van de Rechtbank of evt. verwijzer krijgen. De grondslagen zijn dan dat jij ons toestemming geeft, dat we samen de mediationovereenkomst willen uitvoeren, en in het geval van jouw BSN, dat de Raad voor Rechtsbijstand en de Rechtbank deze nodig hebben. Zonder die gegevens kunnen wij niet voor je werken, en moeten we in de meeste gevallen ons werk voor jou stopzetten.
Voor het uitvoeren van de mediationovereenkomst en het bereiken van de daarin opgenomen doelen hebben wij persoonlijke gegevens van je/jullie nodig. De gegevens die we van jou krijgen worden alleen verstrekt aan anderen binnen het kader van ons werk, dus aan de Raad voor Rechtsbijstand, de Rechtbank en de advocaat die een verzoek indient bij de rechtbank, of aan de wederpartij in een vaststellingsovereenkomst. Dat gebeurt altijd pas als er volledige instemming met jou is, daar teken je ook voor. Daarnaast werken we voor bepaalde berekeningen (alimentatie) met software die daarbij als verwerker optreedt van jouw gegevens. Met de leverancier daarvan hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten, zodat zij even zorgvuldig met jouw gegevens omgaan.

Coaching en relatietherapie

De gesprekken die we voeren zijn en blijven vertrouwelijk. Je mag uiteraard altijd zelf aan anderen vertellen wat er in de sessies is besproken, maar van mij als therapeut mag je verwachten, dat jouw privacy verzekerd is; wij zijn aan strikte geheimhouding gebonden.

Bij de eerste afspraak wordt een persoonlijk dossier aangemaakt. Dit dossier bevat jouw gegevens zoals je die hebt verstrekt in het intakeformulier, maar ook aantekeningen over het verloop van alle sessies. Deze gegevens zijn noodzakelijk om ervoor te zorgen dat je de juiste behandeling en zorg krijgt. Het is vanzelfsprekend, dat je zelf verantwoordelijk bent voor de volledigheid en juistheid van de gegevens die je verstrekt.

In het intakeformulier heb je allerlei persoonsgegevens vermeld die onder meer nodig zijn om je te kunnen voorzien van een juiste nota. Deze nota voldoet daarmee aan de eisen van de zorgverzekeraars en kun je bij je zorgverzekeraar indienen mits je een passende – aanvullende – verzekering hebt afgesloten. Ook al degenen die de administratie, website etc. verzorgen zijn gehouden aan de AVG. Wij hebben om die reden een zogenaamde verwerkingsovereenkomst met hen gesloten waarin is vastgelegd hoe zij op zorgvuldige wijze met jouw gegevens moeten omgaan.

Wij streven er naar alleen gegevens te vragen, te bewaren en/of te gebruiken die minimaal nodig zijn om tijdens het coachings- of therapietraject optimaal te kunnen werken.

Jouw dossier kun je inzien en – als je meent dat er onjuistheden in staan – laten corrigeren. Het dossier is het eigendom van MGT. Uiteraard is alles in dit dossier vertrouwelijk en kun je ervan uitgaan, dat niemand hier ongevraagd toegang toe heeft. Jouw dossier zit achter slot en grendel.

Op jouw verzoek en/of van bevoegde derden verstrekken we informatie over jouw therapie- of coachingstraject. We doen dit alleen als je expliciet – en dus schriftelijk en/of per mail -toestemming aan ons geeft deze informatie te verstrekken. We informeren je bovendien vooraf over welke informatie we aan derden gaan geven als dit om de een of andere reden nodig of wenselijk is en dat geldt ook voor het opvragen van informatie. Slechts in zeer uitzonderlijke situaties – zoals crisissituaties – kan het noodzakelijk zijn hiervan af te wijken. Ook dan mag je echter op de grootst mogelijke zorgvuldigheid rekenen.

Met wie wordt informatie gedeeld?

Wij maken voor ons werk soms gebruik van gegevens uit andere bronnen. Zo kunnen we aan de hand van het kenteken van jouw auto, via een openbare website zoals van de ANWB, de dagwaarde van jouw auto schatten. Het resultaat daarvan wordt altijd met jou besproken.
Wij werken niet op andere manieren met jouw gegevens. Ze worden door ons niet gecombineerd voor profiling, of automatische besluitvorming, en worden ook niet gekoppeld aan andere databases.
Alleen met jouw nadrukkelijke toestemming delen we je persoonsgegevens met een in overleg betrokken derde, zoals bijv. een financieel planner, advocaat of verwijzende instantie.
Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan direct contact met ons op.

Hoe en hoe lang bewaren we jouw gegevens?

Jouw gegevens zijn veilig bij ons. Ze worden niet met anderen dan hierboven gedeeld. We bewaren ze zolang de mediation of coaching loopt. Daarna worden ze in een digitaal archief opgeslagen om te voldoen aan de eisen van de beroepsgroep. De bewaartermijn wordt gerelateerd aan de wettelijke bewaartermijnen. Daarna worden al jouw gegevens door ons gewist. Voor mediation is de bewaarperiode 7 jaar. In die periode kun je bij ons terecht met vragen. De gegevens voor een coachingstraject worden 3 jaar bewaard.

Mag je jouw dossier inzien?

Ja, je hebt het recht om te zien welke gegevens van jou bekend zijn en bewaard worden. Ook kan je opvragen welke gegevens wij hebben en met wie wij informatie hebben gedeeld. Als je je gegevens wilt bekijken dan is het belangrijk dat je schriftelijk de vraag stelt. Vervolgens wordt een afspraak gemaakt om het dossier in te komen zien. Bij de afspraak vragen wij om jouw ID-bewijs zodat we vast kunnen stellen wie jij bent. Het dossier wordt niet naar je gemaild of per post verstuurd.

Mag je vragen om gegevens te laten verwijderen?

Ja, je hebt het recht om gegevens te laten verwijderen. Verwijderen van gegevens kan betekenen dat wij geen werkzaamheden meer voor je kunnen doen. Een vraag om gegevens te verwijderen ontvangen we graag schriftelijk en met een kopie van je ID-bewijs. Dit is nodig om vast te stellen dat jij de vraag stelt en niet iemand anders. De gegevens van een mediationtraject kunnen niet worden verwijderd binnen 18 maanden na het beëindigen van de mediation. (Artikel 12 van het MfN-regelement).

Hoe zijn jouw gegevens beveiligd?

Wij werken niet op andere manieren met jouw gegevens dan hierboven is beschreven. Ze worden door ons niet gecombineerd voor profiling of automatische besluitvorming en worden ook niet gekoppeld aan andere databases. Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus. We nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan direct contact met ons op. De volgende maatregelen zijn genomen om jouw gegevens te beveiligen:
• Gegevens die je aan ons toevertrouwt, worden binnen Microsoft 365 bewaard; de servers staan in Europa en voldoen daarmee aan de privacyregels zoals in de AVG gesteld.
• Dossiers worden niet opgeslagen op een mobile device (mobiele telefoon, laptop).
• Beveiligingssoftware zoals een virusscanner en firewall.
• TLS (voorheen SSL) wij versturen jouw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https’en het hangslotje in de adresbalk.
• DKIM, SPF en DMARC zijn drie internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat jij uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoeld zijn om persoonlijke (inlog) gegevens te bemachtigen.
• We gebruiken op onze website sessiecookies. Sessiecookies slaan het bezoek aan de site tijdelijk op en worden bij het sluiten van de browser weer gewist. Dit type cookie slaat geen informatie op over de gebruiker of bezoeker.

Heb je een klacht over het gebruik van jouw gegevens?

Wij doen er alles aan om zorgvuldig met jouw gegevens om te gaan. Mocht je toch vinden dat er sprake is van onzorgvuldigheid; laat het ons weten. Op deze manier kunnen we onze bedrijfsvoering beter maken. Mocht dit geen oplossing bieden dan kun je een klacht indienen bij de toezichthouder, Autoriteit Persoonsgegevens.